La gestione di un progetto: La valutazione pre avvio - il progetto e il cliente
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Prima di gestire, controllare e consuntivare un progetto è necessario procedere con uno studio di fattibilità per valutare l’opportunità e le motivazioni.
Queste valutazioni non sostituiscono l’attività di pianificazione ma ne fanno da premessa e servono per valutare se avviare il progetto è una scelta vincente o meno, analizzando quindi rischi e benefici.
Innanzi tutto è necessario effettuare delle stime macro per capire tempistiche e effort necessario, ma che non impieghino troppo tempo e risorse, ma ci si andrà a basare su alcune informazioni:
- Confronto con progetti simili
- Valutazione del contributo alla nostra attività di impresa
- La sostenibilità dei flussi
- Nel caso il progetto coinvolga un cliente è necessario capire anche la qualità dell’azienda prospect
Sarà necessario preparare una relazione che esponga quanto fin qui detto così da poter compiere una scelta consapevole.
- Obiettivi, fondamentale è andare a mettere giù quali sono gli obiettivi del progetto lo “Scope”
- Requisiti, in questa parte si andrà ad analizzare se l’azienda soddisfa i requisiti necessari al go-live e se il cliente (nel caso ci sia) sia affidabile
- Approccio, in questa fase si delinea la strategia di alto livello da seguire che permetterà di sviluppare il progetto e raggiungere lo scopo
- Stime una fase fondamentale spesso richiesta anche dai clienti sono le stime per l’azienda è necessario stimare l’effort necessario per attuare quanto richesto per il cliente è fondamentale capire quanto sarà impegnato dall’attvitià
- Valutazione a questo punto si può procedere con un budget che verrà analizzato per capire se il rapporto rischi benefici è positivo.
Una volta preso in carico il progetto si può procedere con tutte le procedure di avvio e con la vera e propria analisi dello stesso dove si metteranno giù in modo più sistematico le diverse fasi che lo svilupperanno fino al go-live.
Per scoprire come procedere nelle fasi successive leggi il nostro articolo su: GLI STEP FONDAMENTALI DA INTRAPRENDERE
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Gestione Progetti: Il monitoraggio, una delle chiavi del successo
Gestione Progetti: Il monitoraggio, una delle chiavi del successo
MONITORARE I PROGETTI è fondamentale nel processo decisionale di un Project Manager, in quanto gli permette di prevedere potenziali rischi e ostacoli. Per monitorare un progetto è necessario preparare un piano.
La sua stesura permette al PM di mantenere sotto controllo l’intera situazione identificando potenziali problemi e attuando pratiche correttive per non rallentare il lavoro e rispettare le scadenze, andando a strutturare al suo interno delle milestone che andranno a definire i diversi momenti chiavi che non potranno divergere dalla progettazione.
Perchè è importante la gestione progetti?
Il monitoraggio permette di disporre dei dati del progetto così in caso di anomalia, il PM può prendere decisioni basate su dati verificati. Per capire se si sta procedendo nel verso giusto è fondamentale porsi alcune domande durante la fase di monitoraggio del progetto:
- Le attività vengono eseguite come pianificato?
- Ci sono conseguenze impreviste che sorgono come risultato di queste attività?
- Ci sono degli elementi del progetto che devono essere modificati e se sì quali sono?
- Qual è l’impatto di questi cambiamenti?
- Queste azioni correttive porteranno ai risultati attesi?
I Vantaggi
- Allinea i progressi al piano
- Coinvolgimento delle parti interessate
- Soddisfazione del cliente
- Motivazione del team e responsabilità
- Gestione dei fornitori esterni
- Apprendimento e miglioramento continui
Per scoprire di più su quali sono gli strumenti per monitorare un progetto compila il form qui sotto per essere ricontattato da un nostro consulente.
La gestione di un progetto: gli step fondamentali da intraprendere
La gestione di un progetto: gli step fondamentali da intraprendere
La gestione e organizzazione sono tra gli aspetti più importanti per garantire buona riuscita, tempi stretti e costi in regola di un progetto.
La maggior parte dei progetti si sviluppa in 5 fasi:
- AVVIO
- DEFINIZIONE & PIANIFICAZIONE
- ESECUZIONE
- IMPLEMENTAZIONE
- CONTROLLO E CONCLUSIONE
AVVIO
Quando si decide di intraprendere un nuovo progetto ci si trova a valutare l’idea insieme al vostro team, per capire se e che tipo di benefici porterà alla propria azienda, se si è in grado di realizzarla. Una volta appurati questi aspetti si andranno a definire il raggio d’azione, le persone coinvolte, i risultati da ottenere ed infine ad indentificare i partner.
Gestione Progetto: LA PIANIFICAZIONE
Questa è una delle fasi cruciali dell’intero processo e si andranno a definire le linee guida, è fondamentale stabilire:
- Scopi e obiettivi concreti
- Costi
- Personale interno ed esterno coinvolto e il risultato atteso
- Timeline di lavoro
- Step intermedi e livello di avanzamento
Va sottolineato però che questa fase è ancora preliminare e quindi può essere rivista e corretta negli step successivi, rimane però fondamentale stilare budget e suddivisione dei ruoli così da poterne monitorare l’andamento.
ESECUZIONE
Primo passo è la comunicazione, ovvero alle varie figure che dovranno essere coinvolte viene comunicato il loro ruolo e i diversi dettagli. In questa fase è fondamentale creare una documentazione completa e accurata. Per la terza fase bisogna tener conto che il ruolo di PM consiste nel distribuire uniformemente le risorse e attività e aiutare i membri della squadra a rimanere concentrati sui propri compiti.
Gestione Progetto: MONITORAGGIO E CONTROLLO
Questa fase non avviene successivamente a quella esecutiva ma si soprappone ad essa. Nel corso dell’esecuzione infatti è necessario mantenere sotto controllo le diverse risorse, lo status delle consegne e lo Stato Avanzamento Lavori con riunione e incontri regolari, per minimizzare il tempo dedicato a questi allineamenti è utile farsi aiutare da un applicativo dedicato possibilmente integrato con il sistema ERP e il Timesheet.
CONCLUSIONE
Un progetto si definisce concluso quando il risultato atteso prefissato durante la fase di pianificazione viene raggiunto. Prima di chiudere definitivamente le diverse attività è fondamentale organizzare una riunione per confrontare budget, effort impiegato e il consuntivo così da valutarne l’andamento. Questo vi consentirà di evitare errori simili in futuro e vi permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.
Scopri quali sono gli strumenti digitali per semplificare la gestione dei progetti e delle attività nella tua azienda con strumenti web e integrati visitando la nostra sezione dedicata al mondo ERP e HR.
Un viaggio digitale - ottimizza il tuo processo e mantieni la tua policy
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Gestione Note spesa quanto è importate?
Il travel management è uno dei principali processi delle aziende. Il travel process si articola secondo questi step:
- Richiesta di autorizzazione del viaggio
- Prenotazione trasporto: mezzi aziendali, proprio, trasporti pubblici o privati
- Prenotazione vitto e alloggio, valuta corrente
- Inserimento delle spese relative al viaggio
- Analisi delle varie fasi
- Invio delle pezze all’ufficio paghe
Tutto il processo, ovviamente, è regolato dalla travel policy dell’azienda.
La digitalizzazione del business travel come nelle altre divisioni aziendali è in corso ormai da diversi anni e avviene sulle diverse fasi, qui di seguito il livello di digitalizzazione nelle aziende delle diverse fasi:
- apertura della richiesta (60%)
- prenotazione servizi di viaggio (71%)
- pagamenti elettronici (90%)
- rendicontazione delle spese (58%)
- registrazione note spese in contabilità (48%)
- liquidazione delle note spese (26%)
- controllo della compliance delle spese con la policy aziendale (32%)
- analisi dei dati (27%)
Come vediamo alcuni processi sono più digitalizzati di altri il vantaggio è gestire tutti gli aspetti del mondo travel con un unico applicativo dotato dei diversi moduli per digitalizzare l’intero processo, dal pre-travel fino all’analisi post-travel, con uno strumento flessibile e automatizzato così da risparmiare tempo nella gestione e nella rendicontazione, evitando errori di imputazione e garandendo la possibilità di replicare la propria travel policy specifica per i diversi livelli e le diverse tipologie di viaggio.
Asia, IBP Zucchetti suggerisce ZTravel l’applicativo nativo web con anagrafica unica con le altre soluzioni Zucchetti per la gestione del personale, dotato di applicazione mobile (con funzionalità off-line) per permettere ai viaggiatori di compilare la documentazione in tutti i tempi morti e poi inoltrarlo automaticamente al backoffice non appena viene ripristinata la connessione.
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Perché rendicontare le ore genera profitto
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Gestire i progetti o le commesse è da anni orami uno dei primi obiettivi delle aziende che ricercano di massimizzare i profitti. Infatti gestire il tempo che si dedica alle diverse attività è fondamentale in quanto indipendentemente dalla dimensione dell’organizzazione questo va considerato come un asset aziendale. Rendicontare le ore per gestire i tempi dedicati alle commesse permette di migliorare l’effort, definire i processi di quoting e la fatturazione così da aumentare la marginalità ottimizzando gestione e processi interni.
Impostare e gestire un progetto o una commessa definendo quindi sviluppo e finalizzazione richiede il monitoraggio costante di tutti i processi per realizzarlo, e la definizione di attività e sotto-attività complesse e diversificate, rendicontare questi aspetti è imprescindibile perchè permette di ottimizzare i diversi livelli, assegnare i collaboratori alle diverse attività o la loro riallocazione garantendo un calcolo della marginalità precisa, con tutti gli aspetti positivi che ne conseguono. In questo modo è possibile mantenere le necessarie corrispondenze fra la pianificazione e l’effettiva esecuzione di un progetto.
Come i diversi livelli vengono coinvolti nella rendicontazione delle ore.
Le figure coinvolte nella rendicontazione delle ore all’interno dell’azienda sono tutte quelle coinvolte nella commessa/progetto. I dipendenti e i membri esecutivi del team devono tracciare le proprie attività e notificare il modo di impegnare il tempo lavorato, i responsabili dei budget devono costantemente confrontare quanto preventivato a quanto consuntivato per comunicarlo a clienti e manager aziendali, mentre i responsabili e i project manager devono supervisionare il progetto andando a lavorare sui carichi di lavoro e redistribuirli alle diverse risorse.
Come la rendicontazione si traduce in un incremento di profitto.
Poter contare su una rendicontazione precisa e completa delle attività svolte relative ad ogni progetto permette di affinare e stanrdizzare i processi basandosi su informazioni certe e concrete, nel dettaglio vediamo che la gestire in modo efficiente la rendicontazione si traduce in:
- Aumento della produttività – sapere come si spende il proprio tempo accresce il senso di produttività ed aiuta a migliorarne la gestione.
- Aumento delle responsabilità – Tracciando il tempo impiegato per le attività, i dipendenti diventano più consapevoli del proprio contributo e del proprio ruolo nel progetto.
- Aumento trasparenza – Monitorare i tempi permette di comprendere in modo più chiaro i processi, così da capire se determinate attività richiedono sistematicamente troppo tempo queste forse andrebbero rivisti e ottimizzati.
- Risparmio tempo – gestire questo processo in modo automatizzato con un applicativo dedicato permette di risparmiare i tempi di gestione e imputazione dei dati, della loro analisi e della comunicazione al ERP per la gestione amministrativi di costi e ricavi
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Gestire i clienti anche nella gestione del rischio del credito
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La gestione del credito.
La gestione dei clienti come abbiamo ripetuto in diversi post si sviluppa su diverse fasi una prima di avvicinamento e di generazione del lead, il suo passaggio ad opportunità e quindi l’apertura della trattativa nei suoi confronti. Una volta istituito il rapporto di clientela questo va fidelizzato e mantenuto per poter diventare un vero e proprio partner del nostro cliente.
Non va però dimenticato che quando si sottoscrive un contratto o si vende un bene/servizio quasi sempre si apre un rapporto di credito e per le aziende è essenziale ‘conoscere’ a fondo i propri interlocutori. Sia dal punto di vista commerciale ma anche dal punto di vista finanziario, sia per approcciarsi nel modo corretto nel caso di insolvibilità sia per poter vedere con le giuste condizioni economiche.
Per una gestione puntale, preventiva ed evoluta del rischio del credito è necessario appoggiarsi a fonti dati certe una di queste fonti sono i cosiddetti InfoProvider, società che forniscono i dati del bilancio e il rating aziendale (i principali valori per salute e solvibilità di un’organizzazione).
Capire la situazione dei propri clienti ordinandoli in base alla loro solidità finanziaria integrando e calibrando tra loro le diverse fonti dati per ottenere un giudizio finale quanto più accurato, approfondito e completo è possibile.
Così facendo è possibile, sapere subito quanto è rischioso il proprio business e se è legato a clienti poco affidabili analizzando costantemente la solidità del proprio fatturato e del proprio giro d’affari. Si persegue così l’obiettivo di ridurre i clienti rischiosi evitando di intraprendere le ripide strade del recupero crediti.
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La formazione come valore aggiunto nel rapporto con il cliente
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Il rapporto cliente/azienda attraversa diverse fasi nel corso del tempo la creazione di una relazione duratura, efficacie ed efficiente. Coinvolge l’intero ecosistema azienda, ma si basa in modo imprescindibile sulle persone e sulle loro competenze che, quindi, devono sempre tenute aggiornate e rinfrescate.
L’azienda infatti è un microsistema aperto formato da 3 sottoinsiemi:
- Mezzi
- Beni
- Persone
Questo microsistema è caratterizzato dall’interazione di questi 3 elementi che coordinati fra loro permettono di raggiungere un dato scopo.
La formazione costituisce un micro processo che si inserisce all’interno dell’organizzazione per ricercare e mantenere nel tempo il differenziale competitivo sulle persone che operano internamente.
La formazione quindi è un mezzo non un fine, necessario per fornire al proprio personale gli strumenti sempre aggiornati per poter operare al meglio con logico riflesso più o meno accentuato verso il cliente.
Infatti la formazione è il valore aggiunto per la crescita dell’azienda, per migliorare le performance delle risorse umane e quindi generare un vantaggio competitivo.
Il know-how insieme ai dati che lo supportano sono due tra i principali strumenti per conquistare un vantaggio competitivo solido e duraturo.
Conoscere quindi le skill dei propri dipendenti e poterle gestire in modo adeguato magari con uno strumento che permette gestirne anche la formazione è sicuramente la modalità più strategica per affrontare la tematica.
Conoscere le skill permette di migliorare il rapporto con il proprio dipendente e poter gestire promozioni o riorganizzazioni interne andando spostare la persona più adatta al nuovo ruolo da ricoprire e di effettuare le strategie di recruiting in modo da andare a colmare le abilità del proprio team.
Integrandolo con la formazione si fa in modo che questa valutazione del personale possa essere migliorata con eventi formativi localizzati, strategici e consapevoli così da, non solo conoscere le potenzialità del proprio organico ma anche andando ad intervenire chirurgicamente per apportare migliorie.
Se vuoi approfondire i nostri strumenti di gestione del personale compila il form qui sotto e verrai contattato da un nostro consulente.
Cosa vuol dire adottare un CRM in azienda
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Il CRM (Costumer Relationship Management) è una strategia di gestione dei tuoi rapporti aziendali e le interazioni che la tua azienda ha con clienti potenziali e fornitori. Lo scopo è dunque quello di creare un processo organizzato gestito e strutturato per relazionare la tua azienda con le altre organizzazioni.
Il CRM non è quindi solo un software, ma quando si parla di gestire la relazione con i clienti si può affrontare l’argomento secondo diversi punti di vista:
- Strategico – si intende stilare una strategia, appunto, di come gestire i rapporti con i clienti
- Tecnologico – si intende strumento dedicato alla gestione strategia elaborata nel punto precedente
- Procedurale – si intende il processo che l’azienda decide di adottare attraverso lo strumento per relazionarsi con il cliente
Chiarito di cosa si parla quando si affronta l’argomento CRM, andiamo più nel dettaglio:
- Cosa fa un software CRM
- Perché è fondamentale
- Quali sono i vantaggi
IL SOFTWARE
Permette integrandosi con il sistema di comunicazione aziendale: mailing, sms, contatto telefonico, social e molto altro di registrare le varie attività svolte dal cliente e nei suoi confronti e organizzarle così che si possa comprendere meglio lo sviluppo, la fidelizzazione e la storia dei nostri clienti o potenziali per poter mantenere sempre attiva l’attenzione sulla nostra realtà.
L’IMPORTANZA
Ogni realtà per sopravvivere poggia le sue fondamenta sui rapporti, in particolar modo con i clienti in fase di trattativa ma con l’aumentare dei competitor e con le nuove forme di comunicazione è imprescindibile conoscere, fidelizzare e fa star bene il cliente durante tutte le fasi del suo rapporto con noi.
Quindi conoscerlo in fase di pre-sale, e per questo esistono i CRM Marketing, gestirlo in modo organizzato e reattivo in fase di trattativa (CRM Sales), infine non dimenticarlo una volta che ha acquistato da noi il bene o il servizio dandogli tutto il nostro supporto affinché sia felice e possa parlare bene di noi.
I VANTAGGI
Ognuna delle aree aziendali può trovare dei vantaggi diretti o indiretti dall’inserimento di un CRM in azienda.
Il team di vendita potrà contare su promemoria, storico di trattative, campagne mirate su prodotti e tipologia di clienti, i responsabili potranno vedere e analizzare le trattative, tempistiche e motivazioni sia di acquisto che di mancata vendita per poter sempre migliorare.
Il pre-sales potrà contare su una serie di informazioni organizzate e strutturate per dare il maggior numero di informazioni alla propria forza vendita, ma non solo grazie a sondaggi e feedback ecc potrà informare il lato tecnico/produttivo delle lamentele dei clienti
Il post vendita potrà gestire in modo organizzato le richieste di assistenza andando ad analizzare tempi di reazione e tipologie di problematica così da strutturare le informazioni e anticipare alcune situazioni spiacevoli.
L’ufficio HR può lavorare per fare brand awareness lato prestigio aziendale per far si che l’azienda acquisisca i migliori talenti e creare una strategia con le scuole o università così che i candidati vengano messi in contatto con l’azienda prima dei rispettivi competitor.
Questi sono solo alcuni dei vantaggi del CRM in un’azienda tra gli altri troviamo:
- Gestione avanzata dei contatti
- Collaborazione tra i team
- Aumento della produttività
- Gestione avanzata delle vendite
- Previsioni di vendita accurate
- Creazione di report affidabili
- Metriche di vendita migliorate
- Aumento della soddisfazione e della fidelizzazione dei clienti
- Massimizzazione del ROI del marketing
- Prodotti e servizi avanzati
Cloud e Housing Server
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Il controllo delle proprie informazioni è un aspetto nevralgico dell’azienda e le sue applicazioni ne definiscono in parte le potenzialità di business. Pertanto è importante conservarle entrambe in un ambiente sicuro e che ne garantisca la disponibilità sempre e comunque, con prestazioni elevate e costanti e dotate dei requisti di conservazione necessarie in cornformità alla normativa vigente.
Per poter soddisfare questi requisiti è fondamentale appoggiarsi a strutture tecnologicamente avanzate, dotate di elevati sistemi di sicurezza, personale competente, elevati standard qualitativi ISO, come i data center.
Uno dei sistemi più utilizzati per la classificazione di un datacenter è quello elaborato dall’Uptime Institute, un’organizzazione di consulenza imparziale focalizzata su prestazioni, efficienza e affidabilità dell’infrastrutture IT.
Uptime Istitute classifica le facility di un data center in 4 livelli:
- TIER I
- TIER II
- TIER III
- TIER IV
I livelli di classificazione considerano:
- Tecnologia
- Ridondanza
- Monitoraggio Real-Time
- Sostenibilità Operativa
HOUSING SERVER
Per una singola azienda che non fa della sicurezza IT e della gestione di informazioni il suo unico core business, anche se di grandi dimensioni, è impossibile sostenere i costi di gestione e mantenimento di una struttura di questo livello. La scelta migliore infatti è appoggiarsi ad aziende che fanno di questa tipologia di servizi il loro core business.
Infatti il servizio di Housing Server nasce proprio per garantire a tutte le organizzazioni di appoggiarsi a strutture tecnologicamente molto avanzate, sicure e affidabili senza doverne sostenere interamente i costi per la sua realizzazione o la sua gestione.
Però non tutti i servizi di Housing sono uguali, sarà necessario verificare i termini di Service Level Agreement sull’uptime (superiore al 99,99%) relativamente a:
- Gestione automatica dei back-up
- Protezione dati e infrastrutture (es. ISO27001)
- Strutture anti-intrusione
Altri aspetti da considerare sono:
- Sistemi di continuità
- Protezione cablaggi
- Impianti sicurezza
- Connettività Sicura
Asia offre per i suoi clienti la scelta relativamente alla modalità di delivery sia con l’installazione in licenza presso il cliente, sia installando sul asiacloud, sia in modalità Saas nel Datacenter Zucchetti.
Rischio d'impresa - Affrontare l'incertezza e prevenirlo
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Il Rischio d’impresa (qui una definizione di Wikipedia) è un concetto legato alla gestione e alle scelte imprenditoriali nella conduzione di un’azienda, che concorrono a produrre risultati che possono essere positivi o negativi (profitti o perdite). Il Rischio è connaturato all’idea stessa di impresa ed è un concetto non solo esistente da sempre ma anche sempre presente in tutto l’arco temporale della gestione di un’attività.
Possiamo semplificare dicendo che tutto ciò che minaccia la tua impresa nel raggiungimento degli obiettivi prefissati può definirsi un rischio per l’imprenditore. Qui parleremo di alcuni di questi rischi e per ognuna dellele minacce è sempre bene sapere che esistono degli strumenti dedicati con cui difendersi.
4 TIPOLOGIE DI RISCHI D’IMPRESA E COME PREVENIRLE
1. Rischi Fisici
I primi rischi da considerare sono di natura fisica, questa tipologia di problemi può mettere a repentaglio i tuoi beni e i tuoi dipendenti.
PREVENZIONE
- Gestione evoluta del sistema di formazione relativa alla sicurezza con applicativi dedicati
- Gestione manutenzione schedulata e programmata dell’attività di manutenzione interna di attrezzature macchinari e impianti
- Polizza Assicurativa
2. Rischi Strategici – Competitivi
Le strategie per quanto studiate e analizzate comportano sempre una percentuale anche se pur minima di rischio. Questo però è sempre meglio che sia calcolato così da contenerne gli effetti.
PREVENZIONE
- Analisi di mercato e monitoraggio delle proprie attività, conoscendo i dati che hanno caratterizzato la nostra azienda è possibile effettuare delle proiezioni previsionali monitorando sia il lato commerciale che quello finanziario.
3. Rischi Umani
Il fattore umano è spesso sottovalutato dall’imprenditore ma è sono una delle risorse più importanti delle aziende.
PREVENZIONE
Fornire formazione e un percorso all’interno dell’azienda magari valutandone l’umore e le collaborazione tra colleghi, per gestire questa tipologia di problematiche e visionare le skill e la formazione.
4. Rischi tecnologici
La trasformazione digitale porta indubbi benefici alle aziende che decidono di abbracciarla ma comporta anche un rischio per l’impresea se non ci si affida adu n partner affidabile.
PREVENZIONE
Scelta con cura del partner cui ci si affida per la digitalizzazione di un processo verifica che ci sia presente una persona con competenze sistemistiche in ambito IT.
Scopri quali sono le soluzioni per la tua impresa nelle nostre aree tematiche
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