La gestione di un progetto: gli step fondamentali da intraprendere
La gestione e organizzazione sono tra gli aspetti più importanti per garantire buona riuscita, tempi stretti e costi in regola di un progetto.
La maggior parte dei progetti si sviluppa in 5 fasi:
- AVVIO
- DEFINIZIONE & PIANIFICAZIONE
- ESECUZIONE
- IMPLEMENTAZIONE
- CONTROLLO E CONCLUSIONE
AVVIO
Quando si decide di intraprendere un nuovo progetto ci si trova a valutare l’idea insieme al vostro team, per capire se e che tipo di benefici porterà alla propria azienda, se si è in grado di realizzarla. Una volta appurati questi aspetti si andranno a definire il raggio d’azione, le persone coinvolte, i risultati da ottenere ed infine ad indentificare i partner.
Gestione Progetto: LA PIANIFICAZIONE
Questa è una delle fasi cruciali dell’intero processo e si andranno a definire le linee guida, è fondamentale stabilire:
- Scopi e obiettivi concreti
- Costi
- Personale interno ed esterno coinvolto e il risultato atteso
- Timeline di lavoro
- Step intermedi e livello di avanzamento
Va sottolineato però che questa fase è ancora preliminare e quindi può essere rivista e corretta negli step successivi, rimane però fondamentale stilare budget e suddivisione dei ruoli così da poterne monitorare l’andamento.
ESECUZIONE
Primo passo è la comunicazione, ovvero alle varie figure che dovranno essere coinvolte viene comunicato il loro ruolo e i diversi dettagli. In questa fase è fondamentale creare una documentazione completa e accurata. Per la terza fase bisogna tener conto che il ruolo di PM consiste nel distribuire uniformemente le risorse e attività e aiutare i membri della squadra a rimanere concentrati sui propri compiti.
Gestione Progetto: MONITORAGGIO E CONTROLLO
Questa fase non avviene successivamente a quella esecutiva ma si soprappone ad essa. Nel corso dell’esecuzione infatti è necessario mantenere sotto controllo le diverse risorse, lo status delle consegne e lo Stato Avanzamento Lavori con riunione e incontri regolari, per minimizzare il tempo dedicato a questi allineamenti è utile farsi aiutare da un applicativo dedicato possibilmente integrato con il sistema ERP e il Timesheet.
CONCLUSIONE
Un progetto si definisce concluso quando il risultato atteso prefissato durante la fase di pianificazione viene raggiunto. Prima di chiudere definitivamente le diverse attività è fondamentale organizzare una riunione per confrontare budget, effort impiegato e il consuntivo così da valutarne l’andamento. Questo vi consentirà di evitare errori simili in futuro e vi permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.
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