La Gestione Documentale - Un DMS nativamente Integrato

La Gestione Documentale - Un DMS nativamente Integrato

Febbraio 19, 20213 Minuti

Gestire i documenti in azienda è sempre stato fondamentale in quanto tutte le aree condividono informazioni, documenti e file per poter svolgere le proprie attività.

La velocità del mondo di oggi e i suoi continui cambiamenti obbligano le aziende a dotarsi di strumenti sempre più reattivi e a gestire un workflow documentale veloce e senza intoppi tanto più reattiva sarà la gestione tanto migliori saranno le performance dell’intero ecosistema azienda.

La gestione documentale non significa solo dematerializzazione dei documenti, ma è l’insieme delle regole per condividere archiviare (documenti, mail, fatture e molto altro) le informazioni e metterle a disposizione delle diverse aree in modo da distribuirle lungo tutta la catena del valore.

Introducendo un sistema di gestione dei documenti evoluto si contribuisce all’abbattimento dei costi e ad aumentare la sostenibilità ambientale dell’azienda. Infatti certamente le spese per la produzione del cartaceo si andranno a ridurre ma soprattutto si renderà efficiente e ottimizzato il processo approvativo e di gestione.

Il vero valore aggiunto offerto da un Document Management System messo in comunicazione con l’ERP e il CRM sta dunque nella capacità di automatizzare il workflow rendendolo efficiente e trasparente. Così da rendere immediato e semplice ricostruire i fatti, gli andamenti e lo storico delle diverse attività.

Mettere in comunicazione due applicativi significa nella quasi totalità dei casi connettere i due database con una struttura di comunicazione che per quanto poco va manutenuta gestita e organizzati.

Si incorre spesso nel rischio di gestire una ridondanza di informazioni che su grandi flussi di documenti può comportare enormi costi di gestione di risorse informatiche e una riduzione delle prestazioni.

Inoltre utilizzare strumenti di analisi che coinvolgono applicativi connessi è sempre complicato in quanto si rischia di lavorare in modo non efficiente correndo il rischio di perdere delle informazioni.

Software nativamente integrati hanno la stessa interfaccia e questo rende il loro utilizzo più semplice e immediato, inoltre la scelta di quali documenti gestire e a che classi legarli è in mano all’utente e non è necessario interfacciarsi con l’assistenza funzionale.

Ultimo ma non per importanza aggiornamenti e allineamenti funzionali per DMS che non nascono con un’integrazione nativa con il sistema ERP o CRM in uso sono di solito costosi e con tempistiche non sempre veloci.

Per scoprire i nostri sistemi ERP evolut, la nostra Suite HR e il loro DMS nativamente integrato resta sitonizzato sul nostro blog e sui nostri canali social!

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    Gestionali e ERP - quali le differenze? Come scegliere un ERP?

    Il Gestionale e l'ERP - Come sceglierlo e quali sono le differenze

    Febbraio 11, 20215 Minuti

    Da diversi anni si parla di ERP come naturale evoluzione tecnologica e di processo del semplice gestionale per la contabilità, cercheremo di chiarire quali sono le differenze tra i due modelli di applicativi e quali sono gli step fondamentali su come scegliere un ERP.

    ERP & Gestionale – Le differenze tra le due tipologia di applicativi

    Iniziamo con due definizioni:

    • Software Gestionale: Sistema applicativo che consente di gestire alcune funzioni o attività relative ai diversi dipartimenti aziendali. Questi applicativi sono focalizzati sulla raccolta e l’analisi dei dati di una specifica area. 
    • ERP (Enterprise resource planning): Sigla di Enterprise resource planning, sistema utilizzato per individuare una categoria di applicazioni informatiche che abilitano l’amministrazione di una realtà organizzativa fornendo funzionalità valide per ogni tipologia di organizzazione; e consentono di automatizzare la contabilità e i bilanci, il ciclo attivo e il ciclo passivo, le attività finanziarie, la gestione del personale, la produzione e la commercializzazione di beni e servizi. (da ERP, in Treccani.it – Vocabolario Treccani Online, Istituto dell’Enciclopedia Italiana. Link consultato il 10 febbraio 2021)

    Principali differenze:

    • Caratterizzati da una struttura modulare e da utenti flottanti e configurabili secondo l’organigramma aziendale attivabili con costi più contenuti rispetto alle soluzioni client-server
    • Gestione e ottimizzazione dei processi, che permettono di riprodurre il workflow organizzativo e approvativo dell’azienda all’interno del processo di gestione
    • Massimizzazione dell’efficienza con strumenti di Business Process Management per gestione automatizzata delle procedure.
    • Integrazione real-time con BI e accessibilità senza VPN o strutture dedicate
    • Integrabilità con tutte le aree sia Contabili/Amministrative che di Produzione o di organizzazione delle Risorse Umane.

    Come scegliere un ERP

    L’introduzione di un sistema ERP è di solito e giustamente un’operazione delicata, sia per l’impatto di questa attività sull’operatività dei diversi uffici, in quanto coinvolge contemporaneamente tutti i reparti aziendali e rappresenta un investimento a medio-lungo termine.

    Diventa quindi fondamentale compiere la scelta più adeguata e può essere possibile solo attraverso un’analisi strategica approfondita, che passa attraverso 4 punti fondamentali:

    • Copertura Funzionale
    • Tecnologia
    • TCO (Total Cost Ownership)
    • Capacità Evolutiva

    Copertura Funzionale

    Fondamentale da valutare è la copertura funzionale dell’applicativo per capirlo è innanzitutto fondamentale eseguire una mappatura interna dei processi e la loro possibile evoluzione futura.

    Una volta individuati i processi da ottimizzare e la loro struttura si possono confrontare con le funzionalità standard dell’applicativo così da comprendere quali sono i moduli per una prima fase del go live del progetto e quali invece potranno essere implementati in un secondo momento.

    Tecnologia

    Oggi gli ERP hanno raggiunto la loro seconda generazione e consentono all’impresa di interagire con tutta la filiera produttiva e commerciale: clienti, agenti, tecnici, fornitori, filiali, ecc. tutto fruibile da una piattaforma web o mobile così da restare sempre connessi ed operativi superando i limiti fisici dell’intranet.

    Infine si sono aggiornate le modalità di delivery che sono: on-premise (quindi installandolo sui nostri server), housing o Saas.

    Capacità Evolutiva

    Data l’entità dei progetti e l’ottica di medio-lungo periodo diventa fondamentale anche capire la softwarehouse che obiettivi si da e in che modo è strutturata per capirlo è necessario valutare 4 elementi:

    1. storia di evoluzione funzionale e tecnologica del prodotto,
    2. storia della compagine sociale,
    3. solidità aziendale,
    4. percentuale di fatturato destinata negli anni alla ricerca e sviluppo.

    TCO (Total Cost Ownership)

    Poiché il ciclo di vita di un sistema ERP è generalmente superiore ai 10 anni l’impegno per la sua scelta e la sua introduzione in azienda è superiore a quello di un semplice gestionale.

    Il TCO comprende quindi le stesse tipologie di costi, ossia licenze, canoni di manutenzione, fasi di configurazione, migrazione dati, test, avviamento, formazione, assistenza, ecc., ma con dimensioni e possibilità di spalmatura su un arco temporale più ampio.

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