La My Desk, è la “scrivania virtuale” di Ad Hoc Infinity e consente di rendere disponibili in un unico luogo virtuale tutte le informazioni necessarie alla visione e allo svolgimento delle proprie attività, ad esempio: la posta da leggere, gli appuntamenti del giorno, documenti e pratiche da visionare, o la mappa interattiva dell’area funzionale di competenza consentendo all’utente di accedere velocemente alla gestione desiderata.

La MyDesk può contenere pagine personali o pre-configurate dall’utente-amministratore e rese disponibili a tutti gli utenti o a un gruppo specifico di utenti. Le pagine vengono configurate tramite degli elementi chiamati “Gadget” e possono essere diverse per ogni area applicativa presente.

Questi permettono di fruire di informazioni e aggregare contenuti senza visitare “fisicamente” un sito. I Gadget aumentano la flessibilità del prodotto, consentendo agli utenti di integrarvi applicazioni, strumenti e servizi.

Oltre alla MyDesk l’Infinity Application Framework, permette di gestire:

• Rubrica personale e aziendale
• Agenda e calendarizzazione condivisa tra colleghi
• Client di posta
• Archivio documentale evoluto (DMS)

Grazie poi all’installazione del modulo aggiuntivo DMS (Document Management System), si possono sfruttare informazioni utili alla classificazione dei documenti mediante l’uso di attributi (metadati); associare (relazionare) un documento ad un contatto, cliente, fornitore; sfruttare funzionalità di ricerca, rese estremamente efficienti dalla combinazione di differenti strategie:

• ricerca su attributi (prende in considerazione le descrizioni, le categorie, le classi, le parole chiave, l’autore ecc.);
• ricerca su relazioni (prende in considerazione le relazioni tra documenti e altre entità dell’applicazione, ad esempio tutti i documenti legati ad una certa azienda, relativi ad un’opportunità commerciale e le immagini di un certo prodotto ecc.).
• ricerca per parole o stringhe testuali contenute all’interno del documento stesso sfruttando il motore di ricerca Infinity Search.

Unendo le funzionalità di questo applicativo è possibile organizzarsi una scrivania virtuale per poter gestire le proprie attività con shortcut di collegamento alle diverse aree funzionali, così da muoversi verso una dematerializzazione della documentazione interna in ottica di ufficio paperless.

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