Gestire le presenze con uno strumento evoluto
comunicare
Nel corso dell’ultimo anno molte cose sono cambiate, ma è emerse che le aziende che potevano contare su di un apparato tecnologico migliore e su aggiornate competenze in ambito digitale hanno meglio retto meglio l’urto dei lockdown. Il 2020 è stato costellato da remote working e per molte aziende è diventata una nuova normalità, evolvendo radicalmente la gestione delle risorse umane sotto diversi aspetti, basti pensare alla comunicazione intrazeindale, alla gestione delle presenze e l’accesso alla documentazione in modo semplice e intuitivo.
PRE PANDEMIA
Il mondo prima della pandemia gestiva in modo totalmente diverso il personale basti pensare che una cosa oggi comune come il lavoro agile o semplicemente da remoto veniva adottato solo da una piccolissima frazione delle aziende italiane.
Questa metodologia di lavoro legata ai fogli di calcolo o alla documentazione cartacea si rifletteva sui diversi aspetti di gestione aziendale, specialmente per gli strumenti di rilevazione presenze, ferie e permessi.
Da uno studio pubblicato su PMI.it effettuato nel 2019 su un capione di oltre 150 aziende italiane, si evince che quasi il 40% delle aziende non tracciava ingressi ed uscite dei propri dipendenti un comportamento molto lontano da una corretta gestione del personale. E ancora, il 5% di quelle intervistate utilizzava un sistema cartaceo, che carica enormemente di lavoro chi è addetto alla gestione del personale, solo il 30% di queste aziende quindi circa una cinquantina avevano un sistema basato sui badge.
L’analisi elencava, poi, di un 8% di aziende dotate di un sistema di gestione delle presenze accessibile da pc, di un 5% dotato di strumenti on mobile.
LA DIGITALIZZAZIONE AZIENDALE, IL PASSAGGIO AL 21ESIMO SECOLO:
Non c’è alcun dubbio, passare ad un software evoluto e moderno per la gestione del personale era già prima della pandemia uno step imprescindibile per mantenere l’azienda competitiva anche nel prossimo futuro, ora è praticamente dovuto.
Inoltre a rafforzare il passaggio a gestire un dato affidabile e sicuro, ci ha pensato anche una sentenza della Corte UE (sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019), che sancisce l’obbiligo per il datore di lavoro di rilevare le presenze con uno strumento sicuro, tracciabile e affidabile.
Gestire le presenze e comunicare con i dipendenti in modo evoluto permette di semplificare alcune operazioni come:
- La distribuzione dei cedolini senza doverli ritirare fisicamente nell’ufficio del personale
- La gestione delle comunicazioni interne per gruppi di dipendenti tenendo traccia di ricezione e presa visione così che tutti possano sentirsi partecipi e informati sulle comunicazioni interne.
- Consapevolezza della presenza dei dipendenti attivi sia che essi siano in remote o in un altro stabilimento
- La gestione della documentazione dei dipendenti
- La gestione di giustificativi, certificati di malattia, ferie/permessi e richiesta approvazione straordinari senza più l’utilizzo del cartaceo
Inoltre gestire gli orari di lavoro del personale con un applicativo evoluto permette di gestire in modo più efficiente il tempo per dedicarlo alla gestione delle attività, turni e carichi.
- hai un maggiore controllo sulla produttività;
- migliori la programmazione;
- ottieni più equità e maggiore soddisfazione tra i dipendenti.
Per scoprire come gesterie l’area presenze della tua azienda consulta la nostra pagina dedicata a quest’area aziendale o chiedici di iscriverti ad un webinar gratuito e senza impegno dove verrà mostrata la demo dell’applicativo da un consulente presale Zucchetti.
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La Gestione Documentale - Un DMS nativamente Integrato
La Gestione Documentale - Un DMS nativamente Integrato
Gestire i documenti in azienda è sempre stato fondamentale in quanto tutte le aree condividono informazioni, documenti e file per poter svolgere le proprie attività.
La velocità del mondo di oggi e i suoi continui cambiamenti obbligano le aziende a dotarsi di strumenti sempre più reattivi e a gestire un workflow documentale veloce e senza intoppi tanto più reattiva sarà la gestione tanto migliori saranno le performance dell’intero ecosistema azienda.
La gestione documentale non significa solo dematerializzazione dei documenti, ma è l’insieme delle regole per condividere archiviare (documenti, mail, fatture e molto altro) le informazioni e metterle a disposizione delle diverse aree in modo da distribuirle lungo tutta la catena del valore.
Introducendo un sistema di gestione dei documenti evoluto si contribuisce all’abbattimento dei costi e ad aumentare la sostenibilità ambientale dell’azienda. Infatti certamente le spese per la produzione del cartaceo si andranno a ridurre ma soprattutto si renderà efficiente e ottimizzato il processo approvativo e di gestione.
Il vero valore aggiunto offerto da un Document Management System messo in comunicazione con l’ERP e il CRM sta dunque nella capacità di automatizzare il workflow rendendolo efficiente e trasparente. Così da rendere immediato e semplice ricostruire i fatti, gli andamenti e lo storico delle diverse attività.
Mettere in comunicazione due applicativi significa nella quasi totalità dei casi connettere i due database con una struttura di comunicazione che per quanto poco va manutenuta gestita e organizzati.
Si incorre spesso nel rischio di gestire una ridondanza di informazioni che su grandi flussi di documenti può comportare enormi costi di gestione di risorse informatiche e una riduzione delle prestazioni.
Inoltre utilizzare strumenti di analisi che coinvolgono applicativi connessi è sempre complicato in quanto si rischia di lavorare in modo non efficiente correndo il rischio di perdere delle informazioni.
Software nativamente integrati hanno la stessa interfaccia e questo rende il loro utilizzo più semplice e immediato, inoltre la scelta di quali documenti gestire e a che classi legarli è in mano all’utente e non è necessario interfacciarsi con l’assistenza funzionale.
Ultimo ma non per importanza aggiornamenti e allineamenti funzionali per DMS che non nascono con un’integrazione nativa con il sistema ERP o CRM in uso sono di solito costosi e con tempistiche non sempre veloci.
Per scoprire i nostri sistemi ERP evolut, la nostra Suite HR e il loro DMS nativamente integrato resta sitonizzato sul nostro blog e sui nostri canali social!
Ma se non stai nella pelle per scoprire come digitalizzare i tuoi processi, contattaci compilando il form qui sotto.
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Gestionali e ERP - quali le differenze? Come scegliere un ERP?
Il Gestionale e l'ERP - Come sceglierlo e quali sono le differenze
Da diversi anni si parla di ERP come naturale evoluzione tecnologica e di processo del semplice gestionale per la contabilità, cercheremo di chiarire quali sono le differenze tra i due modelli di applicativi e quali sono gli step fondamentali su come scegliere un ERP.
ERP & Gestionale – Le differenze tra le due tipologia di applicativi
Iniziamo con due definizioni:
- Software Gestionale: Sistema applicativo che consente di gestire alcune funzioni o attività relative ai diversi dipartimenti aziendali. Questi applicativi sono focalizzati sulla raccolta e l’analisi dei dati di una specifica area.
- ERP (Enterprise resource planning): Sigla di Enterprise resource planning, sistema utilizzato per individuare una categoria di applicazioni informatiche che abilitano l’amministrazione di una realtà organizzativa fornendo funzionalità valide per ogni tipologia di organizzazione; e consentono di automatizzare la contabilità e i bilanci, il ciclo attivo e il ciclo passivo, le attività finanziarie, la gestione del personale, la produzione e la commercializzazione di beni e servizi. (da ERP, in Treccani.it – Vocabolario Treccani Online, Istituto dell’Enciclopedia Italiana. Link consultato il 10 febbraio 2021)
Principali differenze:
- Caratterizzati da una struttura modulare e da utenti flottanti e configurabili secondo l’organigramma aziendale attivabili con costi più contenuti rispetto alle soluzioni client-server
- Gestione e ottimizzazione dei processi, che permettono di riprodurre il workflow organizzativo e approvativo dell’azienda all’interno del processo di gestione
- Massimizzazione dell’efficienza con strumenti di Business Process Management per gestione automatizzata delle procedure.
- Integrazione real-time con BI e accessibilità senza VPN o strutture dedicate
- Integrabilità con tutte le aree sia Contabili/Amministrative che di Produzione o di organizzazione delle Risorse Umane.
Come scegliere un ERP
L’introduzione di un sistema ERP è di solito e giustamente un’operazione delicata, sia per l’impatto di questa attività sull’operatività dei diversi uffici, in quanto coinvolge contemporaneamente tutti i reparti aziendali e rappresenta un investimento a medio-lungo termine.
Diventa quindi fondamentale compiere la scelta più adeguata e può essere possibile solo attraverso un’analisi strategica approfondita, che passa attraverso 4 punti fondamentali:
- Copertura Funzionale
- Tecnologia
- TCO (Total Cost Ownership)
- Capacità Evolutiva
Copertura Funzionale
Fondamentale da valutare è la copertura funzionale dell’applicativo per capirlo è innanzitutto fondamentale eseguire una mappatura interna dei processi e la loro possibile evoluzione futura.
Una volta individuati i processi da ottimizzare e la loro struttura si possono confrontare con le funzionalità standard dell’applicativo così da comprendere quali sono i moduli per una prima fase del go live del progetto e quali invece potranno essere implementati in un secondo momento.
Tecnologia
Oggi gli ERP hanno raggiunto la loro seconda generazione e consentono all’impresa di interagire con tutta la filiera produttiva e commerciale: clienti, agenti, tecnici, fornitori, filiali, ecc. tutto fruibile da una piattaforma web o mobile così da restare sempre connessi ed operativi superando i limiti fisici dell’intranet.
Infine si sono aggiornate le modalità di delivery che sono: on-premise (quindi installandolo sui nostri server), housing o Saas.
Capacità Evolutiva
Data l’entità dei progetti e l’ottica di medio-lungo periodo diventa fondamentale anche capire la softwarehouse che obiettivi si da e in che modo è strutturata per capirlo è necessario valutare 4 elementi:
- storia di evoluzione funzionale e tecnologica del prodotto,
- storia della compagine sociale,
- solidità aziendale,
- percentuale di fatturato destinata negli anni alla ricerca e sviluppo.
TCO (Total Cost Ownership)
Poiché il ciclo di vita di un sistema ERP è generalmente superiore ai 10 anni l’impegno per la sua scelta e la sua introduzione in azienda è superiore a quello di un semplice gestionale.
Il TCO comprende quindi le stesse tipologie di costi, ossia licenze, canoni di manutenzione, fasi di configurazione, migrazione dati, test, avviamento, formazione, assistenza, ecc., ma con dimensioni e possibilità di spalmatura su un arco temporale più ampio.
Per informazioni maggiori su come intraprendere la strada della digitializzazione non esitare a contattarci compilando il form qui sotto o contattandoci su uno dei nostri social!
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Il Lavoro a Distanza: strumenti aziendali per renderlo più semplice e produttivo
Il Lavoro a Distanza: strumenti aziendali per renderlo più semplice e produttivo
Con l’arrivo della pandemia si è fatto più presente il problema del lavoro a distanza e sono diventati di uso sempre più comune termini che fino a ieri pochissimi conoscevano. Smart Working e Telelavoro (o Remote Working) , sono spesso utilizzate in modo confuso o come sinonimi.
LE DEFINIZIONI
Telelavoro (Remote Working) – Lavoro effettuato a distanza grazie all’utilizzo di sistemi telematici di comunicazione; in partica consiste, in lavoro a domicilio realizzabile mediante il collegamento a una rete di comunicazioni che consente il trasferimento immediato dei dati (per es., da un impiegato alla sede della direzione centrale). (dà: telelavoro, in Treccani.it – Vocabolario Treccani Online, Istituto dell’Enciclopedia Italiana. Link consultato il 04 febbraio 2021)
Smart Working – “un nuovo modello di lavoro che usa le nuove tecnologie e lo sviluppo di quelle esistenti per migliorare sia le prestazioni che la soddisfazione che si ottiene dal lavoro”. Non solo webinar e videocall, ma le più recenti tecnologie avanzate legate alla digitalizzazione e all’industria 4.0. (dà: Smart working, due parole mille significati , www.treccani.it, 28 giugno 2020 di Alice Rinaldi, Link)
GLI STRUMENTI
Per lavorare a distanza rispetto alla sede aziendale, indipendentemente dalle modalità, sono necessari degli strumenti specifici per fare in modo l’operatività rimanga efficace ed efficiente.
Oltre al necessario hardware come un portatile ed una connessione a internet diventa fondamentale poter contare su una condivisione delle informazioni costante e tracciata. Accedere alla documentazione e ai propri applicativi senza dover costruire elaborati sistemi di VPN o connessioni attraverso l’utilizzo di software di controllo remoto o condivisione desktop.
Gli applicativi gestionali sia che essi siano ERP o dedicati alla gestione delle risorse umane evoluti sono perfetti per rispondere a queste nacenti esigenze derivate dal lavoro a distanza.
Questi sistemi sono dotati di:
- DMS (Document Management System) integrati nativamente
- sezioni dedicate alla comunicazione intraziendale (bacheche virtuali con notifica di pubblicazione) per la condivisione di documenti e informazioni e ù
- di struttura web nativa permette di accedervi da ovunque
Infine possono essere dotati app mobile dedicate che li rende ancora più accessibili e smart.
Zucchetti per gestire le diverse aree aziendali propone applicativi specifici, web e integrati che garantiscano una condivisione del dato a 360° con i vari uffici competenti.
Qui di seguito un link dove consultare la copertura delle nostre soluzioni web native e non solo, adatte alle diverse dimensioni aziendali.
AREE DI APPLICAZIONE soluzioni gestionali
Per maggiori informazioni e capire come essere guidato in un processo di digitalizzazione contattaci compilando il form qui sotto.
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I sistemi Zucchetti per monitorare il contagio!
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Dando la possibilità ad ogni realtà possa dotarsi della tecnologia più indicata alle sue esigenze per rispettare il DPCM e riprendere le proprie attività, in sicurezza.[/fusion_text][separator style_type="single" top_margin="10" bottom_margin="10" sep_color="#7c2842" icon="" width="" class="" id=""][menu_anchor name="health-check-zucchettti"][fusion_text]
I sistemi Zucchetti per monitorare il contagio - ZConnect rilascia l’HealthChek
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[/fusion_text][/one_fourth][three_fourth last="yes" spacing="yes" background_color="" background_image="" background_repeat="no-repeat" background_position="left top" border_size="0px" border_color="" border_style="" padding="" class="" id=""][fusion_text]Una nuova funzionalità che integra i già tanti servizi offerti dall'app più scaricata di Zucchetti, fornisce ad ogni lavoratore un questionario da compilare per adempiere con pochissimi click al proprio dovere, di informare il proprio datore di lavoro e contenere il contagio del Covid-19 per contribuire anche lui alla sicurezza di tutti.
Ogni collaboratore fornisce così un'autocertificazione come rispondenza dei servizi normativi, inviando i dati elaborati ai dirigenti preposti e informandoli in caso di anomalie. Infatti se anche solo uno dei parametri segnala un rischio questo viene, tramite un rapido alert comunicato al responsabile indicato.[/fusion_text][/three_fourth][separator style_type="single" top_margin="" bottom_margin="10" sep_color="#7c2842" icon="" width="" class="" id=""][menu_anchor name="termo-gun-zucchettti"][fusion_text]
I sistemi Zucchetti per monitorare il contagio - Pistole Termografiche Zucchetti
[/fusion_text][three_fourth last="no" spacing="yes" background_color="" background_image="" background_repeat="no-repeat" background_position="left top" border_size="0px" border_color="" border_style="" padding="" class="" id=""][fusion_text]Con le pistole termiche è possibile rilevare la temperatura corporea delle persone così da individuare soggetti a rischio e agire secondo il protocollo adottato, nel rispetto della privacy e mantenendo in sicurezza la propria impresa.
Questa soluzione prevede l’impiego di una telecamera termica portatile e garantisce una buona precisione (+/- 0,5°C), la termo pistola, infatti può essere utilizzata manualmente o installata su cavalletto.
Indicata per controllo del singolo soggetto in transito.[/fusion_text][/three_fourth][one_fourth last="yes" spacing="yes" background_color="" background_image="" background_repeat="no-repeat" background_position="left top" border_size="0px" border_color="" border_style="" padding="" class="" id=""][fusion_text]
[/fusion_text][/one_fourth][separator style_type="single" top_margin="" bottom_margin="10" sep_color="#7c2842" icon="" width="" class="" id=""][menu_anchor name="scanner-termico-zucchettti"][fusion_text]
I sistemi Zucchetti per monitorare il contagio - Scanner Termico con riconoscimento facciale
[/fusion_text][one_fourth last="no" spacing="yes" background_color="" background_image="" background_repeat="no-repeat" background_position="left top" border_size="0px" border_color="" border_style="" padding="" class="" id=""][fusion_text]
[/fusion_text][/one_fourth][three_fourth last="yes" spacing="yes" background_color="" background_image="" background_repeat="no-repeat" background_position="left top" border_size="0px" border_color="" border_style="" padding="" class="" id=""][fusion_text]Un dispositivo per la misurazione della temperatura corporea e integrata nella soluzione Presenze e Accessi
Questa tecnologia permetterà di verificare in tempo reale la temperatura di ogni collaboratore all’ingresso, riducendo così la possibilità di incorrere in casi all’interno della propria realtà, con un sistema rapido e preciso.
Rileverà, inoltre, anche le persone senza maschera protettiva invalidandone la timbratura e bloccandone l'accesso, infine supporta l’upload di dati via rete per la gestione delle immagini, garantendone il funzionamento anche off-line!
Quindi,
- Rapido rilevamento delle persone senza maschera protettiva
- Registra automaticamente temperature elevate e conteggia gli eventi di rilevazione
- Supporta l’upload di dati via rete per la gestione delle immagini; il sistema funziona anche off-line
- Margine di errore piccolissimo, solo ±0,3°C
[/fusion_text][/three_fourth][/fullwidth][fullwidth backgroundcolor="" backgroundimage="" backgroundrepeat="no-repeat" backgroundposition="left top" backgroundattachment="scroll" video_webm="" video_mp4="" video_ogv="" video_preview_image="" overlay_color="" overlay_opacity="0.5" video_mute="yes" video_loop="yes" fade="no" bordersize="0px" bordercolor="" borderstyle="" paddingtop="20px" paddingbottom="20px" paddingleft="0px" paddingright="0px" menu_anchor="" equal_height_columns="no" hundred_percent="no" class="" id=""][fusion_text]
Per maggior informazioni sulle soluzioni dedicate al contenimento di Zucchetti, contattaci!
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