Analizzare gli scotamenti del preventivato in un progetto è importante perchè consente ai PM di connfrontare il pianificato con il consuntivato.

Quest’analisi consente al manager di individuare per tempo gli scostamenti ed effettuare azioni correttive che ne riducano l’impatto.

Per controllare quanto ci si sta disconstando dal preventivato è necessario effettuare in modo costante una serie di controll i su:

• Ambito
• Scadenze
• Costi
• Rischio

L’obiettivo di quest’attività sta nel trovare le deviazioni e determinarne le cause, così da valutare con efficacia la gravità e attuare tempestivamente azioni correttive.

Svolgimento

Spesso capita che durante lo svolgimento di un progetto ci siano modifiche in corso d’opera che possono far si che ci si scosti sia dallo scopo ultimo che dal preventivato, per contenere queste deviazioni è necessario effettuare una revisione periodica delle attività.

Scadenze

Uno dei più comini controlli è verificare che si rispettino le scadenze quindi verificare che per i vari step programmati non si vada oltre l’attività organizzata in termini di data e che le ore stimate non vengano superate.

Costi

Per confrontare i costi è sufficiente monitare le ore dedicate e le materie pirme o prodotti (nel caso ci fossero) impiegate confrontandole con quanto approvato in fase di budget così si determina la variazione dei costi.

Rischio

Per analizzare il rischio è necessario avere i dati ottenuti dalle analisi precedenti per valutare quanto gli scostamenti hanno inciso sui costi del progetto fino a questo momento.

Le cause degli scostamenti

I progetti sono spesso soggetti a cambiamenti e spesso i fattori che ne determinano uno scostamento da quanto immaginato possono essere diversi:

• Mancanza di Risorse
• Stime errate
• Sottovalutazione dei rischi
• Nuove esigente

In ogni caso qualunque essi siano i fattori, monitorarli è complesso ed è fondamentale affiancarsi ad un applicativo che ci supporti sia nell’impotazione dei dati (possibilmente il meno manuale possibile) sia che ci permatta di effettuare analisi personalizzate così che si possano creare report ad hoc per i diversi progetti e i diversi stakeholder collegati.

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• ZTImeSheet
• Ad Hoc Infinity

Prima di gestire, controllare e consuntivare un progetto è necessario procedere con uno studio di fattibilità per valutare l’opportunità e le motivazioni.

Queste valutazioni non sostituiscono l’attività di pianificazione ma ne fanno da premessa e servono per valutare se avviare il progetto è una scelta vincente o meno, analizzando quindi rischi e benefici.

Innanzi tutto è necessario effettuare delle stime macro per capire tempistiche e effort necessario, ma che non impieghino troppo tempo e risorse, ma ci si andrà a basare su alcune informazioni:

• Confronto con progetti simili
• Valutazione del contributo alla nostra attività di impresa
• La sostenibilità dei flussi
• Nel caso il progetto coinvolga un cliente è necessario capire anche la qualità dell’azienda prospect

Sarà necessario preparare una relazione che esponga quanto fin qui detto così da poter compiere una scelta consapevole.

• Obiettivi, fondamentale è andare a mettere giù quali sono gli obiettivi del progetto lo “Scope”
• Requisiti, in questa parte si andrà ad analizzare se l’azienda soddisfa i requisiti necessari al go-live e se il cliente (nel caso ci sia) sia affidabile
• Approccio, in questa fase si delinea la strategia di alto livello da seguire che permetterà di sviluppare il progetto e raggiungere lo scopo
• Stime una fase fondamentale spesso richiesta anche dai clienti sono le stime per l’azienda è necessario stimare l’effort necessario per attuare quanto richesto per il cliente è fondamentale capire quanto sarà impegnato dall’attvitià
• Valutazione a questo punto si può procedere con un budget che verrà analizzato per capire se il rapporto rischi benefici è positivo.

Una volta preso in carico il progetto si può procedere con tutte le procedure di avvio e con la vera e propria analisi dello stesso dove si metteranno giù in modo più sistematico le diverse fasi che lo svilupperanno fino al go-live.

Per scoprire come procedere nelle fasi successive leggi il nostro articolo su: GLI STEP FONDAMENTALI DA INTRAPRENDERE

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MONITORARE I PROGETTI è fondamentale nel processo decisionale di un Project Manager, in quanto gli permette di prevedere potenziali rischi e ostacoli. Per monitorare un progetto è necessario preparare un piano.

La sua stesura permette al PM di mantenere sotto controllo l’intera situazione identificando potenziali problemi e attuando pratiche correttive per non rallentare il lavoro e rispettare le scadenze, andando a strutturare al suo interno delle milestone che andranno a definire i diversi momenti chiavi che non potranno divergere dalla progettazione.

Perchè è importante la gestione progetti?

Il monitoraggio permette di disporre dei dati del progetto così in caso di anomalia, il PM può prendere decisioni basate su dati verificati. Per capire se si sta procedendo nel verso giusto è fondamentale porsi alcune domande durante la fase di monitoraggio del progetto:

• Le attività vengono eseguite come pianificato?
• Ci sono conseguenze impreviste che sorgono come risultato di queste attività?
• Ci sono degli elementi del progetto che devono essere modificati e se sì quali sono?
• Qual è l’impatto di questi cambiamenti?
• Queste azioni correttive porteranno ai risultati attesi?

I Vantaggi

1. Allinea i progressi al piano
2. Coinvolgimento delle parti interessate
3. Soddisfazione del cliente
4. Motivazione del team e responsabilità
5. Gestione dei fornitori esterni
6. Apprendimento e miglioramento continui

Per scoprire di più su quali sono gli strumenti per monitorare un progetto compila il form qui sotto per essere ricontattato da un nostro consulente.

La gestione e organizzazione sono tra gli aspetti più importanti per garantire  buona riuscita, tempi stretti e costi in regola di un progetto.

La maggior parte dei progetti si sviluppa in 5 fasi:

• AVVIO
• DEFINIZIONE & PIANIFICAZIONE
• ESECUZIONE
• IMPLEMENTAZIONE
• CONTROLLO E CONCLUSIONE

AVVIO

Quando si decide di intraprendere un nuovo progetto ci si trova a valutare l’idea insieme al vostro team, per capire se e che tipo di benefici porterà alla propria azienda, se si è in grado di realizzarla. Una volta appurati questi aspetti si andranno a definire il raggio d’azione, le persone coinvolte, i risultati da ottenere ed infine ad indentificare i partner.

Gestione Progetto: LA PIANIFICAZIONE

Questa è una delle fasi cruciali dell’intero processo e si andranno a definire le linee guida, è fondamentale stabilire:

• Scopi e obiettivi concreti
• Costi
• Personale interno ed esterno coinvolto e il risultato atteso
• Timeline di lavoro
• Step intermedi e livello di avanzamento

Va sottolineato però che questa fase è ancora preliminare e quindi può essere rivista e corretta negli step successivi, rimane però fondamentale stilare budget e suddivisione dei ruoli così da poterne monitorare l’andamento.

ESECUZIONE

Primo passo è la comunicazione, ovvero alle varie figure che dovranno essere coinvolte viene comunicato il loro ruolo e i diversi dettagli. In questa fase è fondamentale creare una documentazione completa e accurata. Per la terza fase bisogna tener conto che il ruolo di PM consiste nel distribuire uniformemente le risorse e attività e aiutare i membri della squadra a rimanere concentrati sui propri compiti.

Gestione Progetto: MONITORAGGIO E CONTROLLO

Questa fase non avviene successivamente a quella esecutiva ma si soprappone ad essa. Nel corso dell’esecuzione infatti è necessario mantenere sotto controllo le diverse risorse, lo status delle consegne e lo Stato Avanzamento Lavori con riunione e incontri regolari, per minimizzare il tempo dedicato a questi allineamenti è utile farsi aiutare da un applicativo dedicato possibilmente integrato con il sistema ERP e il Timesheet.

CONCLUSIONE

Un progetto si definisce concluso quando il risultato atteso prefissato durante la fase di pianificazione viene raggiunto. Prima di chiudere definitivamente le diverse attività è fondamentale organizzare una riunione per confrontare budget, effort impiegato e il consuntivo così da valutarne l’andamento. Questo vi consentirà di evitare errori simili in futuro e vi permetterà di stabilire processi più stabili e creare team più efficienti.

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