Gestione della flotta aziendale ottimizzata: Car Policy e Fleet Management
Mobility
Car Policy e Fleet management: gestione della flotta aziendale ottimizzata
Occuparsi di mobilità in azienda è sempre più importante per le imprese, che sono chiamate a regolare sempre con più attenzione la tematica della sostenibilità degli spostamenti dei propri dipendenti e della gestione della flotta aziendale.
Non a caso, con il D.M. 12 maggio 2021 siglato dal Ministro della Transizione Ecologica e dal Ministro delle Infrastrutture e della Mobilità Sostenibili, è stata resa obbligatoria la nomina del Mobility Manager e della redazione annuale del “Piano spostamenti casa-lavoro” (c.d. PSCL). Questo documento ad oggi è obbligatorio per le aziende aventi più di 100 dipendenti nella stessa sede se questa è ubicata in un Capoluogo di Regione, in un Capoluogo di Provincia, in un Comune di una Città Metropolitana o comunque in un Comune sopra i 50.000 abitanti.
Le imprese sono spinte a prendersi carico di una responsabilità sociale che ad oggi è marginale e circoscritta ma che, nel corso degli anni, diventerà sempre più centrale.
Gestione della flotta aziendale: il fleet management
Un altro aspetto da considerare, non certo meno attuale, è la gestione della flotta aziendale. Le risorse impegnate e l’impatto della gestione del parco automezzi possono comportare costi ingenti per un’azienda.
Per questo, a prescindere dal settore merceologico di appartenenza, le imprese sono costantemente alla ricerca di soluzioni in grado di ottimizzare i processi dell’area mobility, trovare nuove strategie e ridurre i costi di gestione.
Figure quali il mobility manager e il fleet manager sono pensate proprio per supportare le aziende nel creare politiche di risanamento e progresso.
MOBILITY MANAGER VS. FLEET MANAGER: quali sono le differenze?
- Storicamente la figura del fleet manager corrisponde al responsabile della gestione della flotta aziendale. Si tratta di una figura che può essere interna all’azienda oppure può essere esternalizzata e si occupa di studiare le migliori soluzioni di mobilità per dipendenti ed azienda, e di gestire la flotta aziendale in modo efficiente.
- Il mobility manager è una figura piu versatile, chiamata a prendere decisioni efficaci per la gestione della mobilità aziendale attraverso l’analisi e rielaborazione dei dati aziendali (uso veicoli, incidentalità, manutenzioni, contratti e scadenze, tragitti e consumi, …). In seguito agli obblighi sopra citati, è inoltre chiamato ad elaborare il PSCL entro il 31 dicembre di ogni anno con l’obiettivo di ridurre l’impatto ambientale derivante dal traffico nelle aree urbane e metropolitane.
Durante il periodo di stop causa pandemia, da una parte molte aziende hanno continuato a sostenere costi legati alle risorse aziendali, dall’altra hanno subito un forte stop:. Nel post covid si rende necessario un rinnovamento del parco aziendale e delle politiche interne alle aziende.
Quali possono essere le soluzioni per ridurre i costi, anche nelle realtà aziendali di minori dimensioni?
- Razionalizzare gli spostamenti dei veicoli
- Pianificare la manutenzione degli asset aziendali
- Introduzione di programmi di car sharing e car pooling
- Valutare soluzioni green
- Monitorare i contratti di renting e i consumi
- Centralizzare la gestione documentale e la reportistica tramite software dedicati
Introdurre un software per la gestione di trasferte, di gestione della flotta aziendale e di mobilità in generale può supportare l’azienda per rendere efficiente l’organizzazione, automatizzare i processi amministrativi, contabili e di fatturazione e ridurre i costi.
Se desideri anche tu scoprire quanti e quali vantaggi può portare alla tua azienda una soluzione integrata per la gestione della flotta auto e della mobilità, contattaci compilando il form qui sotto.
Stay tuned per altre pillole di #InformaconaAsia – la rubrica per mantenere sempre informata e in forma la tua azienda!
Un grazie per le immagini a www.freepik.com:
Un viaggio digitale - ottimizza il tuo processo e mantieni la tua policy
Mobility
Gestione Note spesa quanto è importate?
Il travel management è uno dei principali processi delle aziende. Il travel process si articola secondo questi step:
- Richiesta di autorizzazione del viaggio
- Prenotazione trasporto: mezzi aziendali, proprio, trasporti pubblici o privati
- Prenotazione vitto e alloggio, valuta corrente
- Inserimento delle spese relative al viaggio
- Analisi delle varie fasi
- Invio delle pezze all’ufficio paghe
Tutto il processo, ovviamente, è regolato dalla travel policy dell’azienda.
La digitalizzazione del business travel come nelle altre divisioni aziendali è in corso ormai da diversi anni e avviene sulle diverse fasi, qui di seguito il livello di digitalizzazione nelle aziende delle diverse fasi:
- apertura della richiesta (60%)
- prenotazione servizi di viaggio (71%)
- pagamenti elettronici (90%)
- rendicontazione delle spese (58%)
- registrazione note spese in contabilità (48%)
- liquidazione delle note spese (26%)
- controllo della compliance delle spese con la policy aziendale (32%)
- analisi dei dati (27%)
Come vediamo alcuni processi sono più digitalizzati di altri il vantaggio è gestire tutti gli aspetti del mondo travel con un unico applicativo dotato dei diversi moduli per digitalizzare l’intero processo, dal pre-travel fino all’analisi post-travel, con uno strumento flessibile e automatizzato così da risparmiare tempo nella gestione e nella rendicontazione, evitando errori di imputazione e garandendo la possibilità di replicare la propria travel policy specifica per i diversi livelli e le diverse tipologie di viaggio.
Asia, IBP Zucchetti suggerisce ZTravel l’applicativo nativo web con anagrafica unica con le altre soluzioni Zucchetti per la gestione del personale, dotato di applicazione mobile (con funzionalità off-line) per permettere ai viaggiatori di compilare la documentazione in tutti i tempi morti e poi inoltrarlo automaticamente al backoffice non appena viene ripristinata la connessione.
Gestione Nota spesa vuoi scoprire come digitalizzare il tuo processo travel? Magari conservando digitalmente le pezze?Compila il form qui sotto!
