Mobility

Gestione Note spesa quanto è importate?

Il travel management è uno dei principali processi delle aziende. Il travel process si articola secondo questi step:

• Richiesta di autorizzazione del viaggio
• Prenotazione trasporto: mezzi aziendali, proprio, trasporti pubblici o privati
• Prenotazione vitto e alloggio, valuta corrente
• Inserimento delle spese relative al viaggio
• Analisi delle varie fasi
• Invio delle pezze all’ufficio paghe

Tutto il processo, ovviamente, è regolato dalla travel policy dell’azienda.

La digitalizzazione del business travel come nelle altre divisioni aziendali è in corso ormai da diversi anni e avviene sulle diverse fasi, qui di seguito il livello di digitalizzazione nelle aziende delle diverse fasi:

• apertura della richiesta (60%)
• prenotazione servizi di viaggio (71%)
• pagamenti elettronici (90%)
• rendicontazione delle spese (58%)
• registrazione note spese in contabilità (48%)
• liquidazione delle note spese (26%)
• controllo della compliance delle spese con la policy aziendale (32%)
• analisi dei dati (27%)

Come vediamo alcuni processi sono più digitalizzati di altri il vantaggio è gestire tutti gli aspetti del mondo travel con un unico applicativo dotato dei diversi moduli per digitalizzare l’intero processo, dal pre-travel fino all’analisi post-travel, con uno strumento flessibile e automatizzato così da risparmiare tempo nella gestione e nella rendicontazione, evitando errori di imputazione e garandendo la possibilità di replicare la propria travel policy specifica per i diversi livelli e le diverse tipologie di viaggio.

Asia, IBP Zucchetti suggerisce ZTravel l’applicativo nativo web con anagrafica unica con le altre soluzioni Zucchetti per la gestione del personale, dotato di applicazione mobile (con funzionalità off-line) per permettere ai viaggiatori di compilare la documentazione in tutti i tempi morti e poi inoltrarlo automaticamente al backoffice non appena viene ripristinata la connessione.

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