Nel corso dell’ultimo anno molte cose sono cambiate, ma è emerse che le aziende che potevano contare su di un apparato tecnologico migliore e su aggiornate competenze in ambito digitale hanno meglio retto meglio l’urto dei lockdown. Il 2020 è stato costellato da remote working e per molte aziende è diventata una nuova normalità, evolvendo radicalmente la gestione delle risorse umane sotto diversi aspetti, basti pensare alla comunicazione intrazeindale, alla gestione delle presenze e l’accesso alla documentazione in modo semplice e intuitivo.

PRE PANDEMIA

Il mondo prima della pandemia gestiva in modo totalmente diverso il personale basti pensare che una cosa oggi comune come il lavoro agile o semplicemente da remoto veniva adottato solo da una piccolissima frazione delle aziende italiane. 

Questa metodologia di lavoro legata ai fogli di calcolo o alla documentazione cartacea si rifletteva sui diversi aspetti di gestione aziendale, specialmente per gli strumenti di rilevazione presenze, ferie e permessi.

Da uno studio pubblicato su PMI.it effettuato nel 2019 su un capione di oltre 150 aziende italiane, si evince che quasi il 40% delle aziende non tracciava ingressi ed uscite dei propri dipendenti un comportamento molto lontano da una corretta gestione del personale. E ancora, il 5% di quelle intervistate utilizzava un sistema cartaceo, che carica enormemente di lavoro chi è addetto alla gestione del personale, solo il 30% di queste aziende quindi circa una cinquantina avevano un sistema basato sui badge.

L’analisi elencava, poi, di un 8% di aziende dotate di un sistema di gestione delle presenze accessibile da pc, di un 5% dotato di strumenti on mobile.

LA DIGITALIZZAZIONE AZIENDALE, IL PASSAGGIO AL 21ESIMO SECOLO:

Non c’è alcun dubbio, passare ad un software evoluto e moderno per la gestione del personale era già prima della pandemia uno step imprescindibile per mantenere l’azienda competitiva anche nel prossimo futuro, ora è praticamente dovuto.

Inoltre a rafforzare il passaggio a gestire un dato affidabile e sicuro, ci ha pensato anche una sentenza della Corte UE (sentenza C-55/18 del 14 maggio 2019), che sancisce l’obbiligo per il datore di lavoro di rilevare le presenze con uno strumento sicuro, tracciabile e affidabile.

Gestire le presenze e comunicare con i dipendenti in modo evoluto permette di semplificare alcune operazioni come: 

• La distribuzione dei cedolini senza doverli ritirare fisicamente nell’ufficio del personale
• La gestione delle comunicazioni interne per gruppi di dipendenti tenendo traccia di ricezione e presa visione così che tutti possano sentirsi partecipi e informati sulle comunicazioni interne.
• Consapevolezza della presenza dei dipendenti attivi sia che essi siano in remote o in un altro stabilimento
• La gestione della documentazione dei dipendenti
• La gestione di giustificativi, certificati di malattia, ferie/permessi e richiesta approvazione straordinari senza più l’utilizzo del cartaceo

Inoltre gestire gli orari di lavoro del personale con un applicativo evoluto permette di gestire in modo più efficiente il tempo per dedicarlo alla gestione delle attività, turni e carichi.

• hai un maggiore controllo sulla produttività;
• migliori la programmazione;
• ottieni più equità e maggiore soddisfazione tra i dipendenti.

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Digitalizzare vuol dire semplificare e risparmiare utilizzando la tecnologia, con soluzioni diverse a seconda delle proprie necessità.

Digitalizzare significa anche abbandonare strumenti tradizionali, cosiddetti analogici, al fine di snellire flussi di lavoro e automatizzare attività e procedure, siano esse legate alla produzione e alla distribuzione di prodotti e servizi, al marketing e vendite, al customer care, siano esse pertinenti all’ambito della gestione documentale del materiale amministrativo, contabile, fiscale e finanziario.

Gestire il Cash Flow in maniera evoluta è sicuramente un passaggio importante per le aziende così che possano monitorare efficientemente non solo i ricavi ma anche liquidità e cash flow e digitalizzare la salute della loro impresa.

Per le imprese che vogliono gestire la propria salute finanziaria diventa fondamentale assumere il controllo della gestione dei propri flussi di cassa, prevederne l’andamento è essenziale così da compiere scelte consapevoli con orizzonti temporali semestrali.

I 2 STEP per scoprire i vantaggi di gestire la tesoreria 

Il primo step è la digitalizzazione dei pagamenti, andando a migliorare quest’aspetto l’impresa può avere una visione a medio termine della liquidità e dei flussi di cassa andando ad evolvere così i suoi rapporti con i clienti. Maggiore sarà la consapevolezza relativa al proprio flusso di cassa e minore sarà la vulnerabilità ad eventuali imprevisti finanziari.

Il secondo step è la qualità del dato, il dato “buono”, “pulito” è spesso sottovalutato, avere la certezza della validità delle proprie informazioni è fondamentale per perseguire obiettivi annuali ed assumere decisioni reattive. L’unico modo per generare dati affidabili è automatizzare le operazioni di routine, il collegamento con le banche riduce al minimo le riconciliazioni e permette di monitorare i flussi bancari.

LO STRUMENTO e I vantaggi di gestire la tesoreria 

Per percorrere questi due step e scoprire quali sono i vantaggi di gestire la tesoreria,  è necessario che gli strumenti digitali siano racchiusi in un unico applicativo per la gestione del cash flow e della liquidità.

Un software per la gestione anticipata garantisce almeno 3 benefici:

1. Previsione a medio termine dei flussi di cassa
2. Gestione dell’eccesso di liquidità
3. Automazione delle operazioni

Come per ogni fornitore di soluzioni gestionali e di strumenti digitali, scegliere il giusto partner è fondamentale e può migliorare significativamente non solo la gestione finanziaria in questo caso ma l’intero processo aziendale. Asia come Partner Certificato DocFinance garantisce stabilità, competenza e un’esperienza ventennale nella realizzazione di progetti per la digitalizzazione dei processi contabili e di tesoreria.

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Scelgiere un ERP: Cos’è un sistema ERP?

Intanto quando si parla di ERP si supera il concetto di software e si raggiunge quello di sistema infatti sono pensati e sviluppati per essere nativamente integrati in un unico applicativo i differenti processi legati al business aziendali, che siano produttivi, amministrativo/contabili, finanziari o legati alle risorse umane.

L’introduzione di sistemi nativamente integrati permette di ridurre i costi operativi rendendo le informazioni tempestivamente disponibili, aumentando operatività ed efficienza.

Scegliere un ERP: 10 motivi per cui investire in un SISTEMA ERP:

1. Integrazione, prima parola per definire un Sistema ERP è questa, infatti grazie a questo sistema si ha una visione completa e aggiornata sui diversi ambiti di analisi. Integrando reparti in modo centralizzato e tempestivo per raccogliere, unire ed elaborare informazioni su: Clienti, commesse, andamento contabile o flussi finanziari.
2. Base dati Unica, l’integrazione permette di avere un unico dato con riduzione di costi legati a storage, perfomrance della struttura IT, la mancanza di ridondanza di dati snellisce e allegerisce sensibilmente i processi.
3. L’interfaccia unica permette di sfruttare al meglio la UX, e seppur con obiettivi diversi le diverse aree mantengono un’interfaccia omogenea, così tutti gli utenti parlassero la stessa lingua.
4. Poter usufruire di un applicativo integrato, con base dati unica e strutturato con uno stesso linguaggio garantisce informazioni certe e affidabili, fornendo una visione da diversi punti di vista.
5. Gli ERP sono dotati di diversi moduli e avendo il compito di gestire diverse aree mettono a disposizione non solo funzionalità dedicate ai diversi ambiti ma anche report, viste e basi dati trasversali.
6. Proprio perché sviluppati per coprire il complesso scenario aziendale questi sistemi confezionati in pacchetti modulari così da permettere uno sviluppo del progetto non solo in base alle necessità presenti ma anche alle future.
7. I sistemi ERP guidano l’azienda nella gestione, impostazione e sviluppo dei propri processi interni, e sono progettati sulla base di flussi operativi adottati dai principali top player dei diversi mercati.
8. Grazie a questa loro versatilità innata e alle moltissime funzionalità standard non necessitano di costose e spesso inefficienti personalizzazioni, anche se lasciano sempre un ampio margine di configurabilità.
9. Al vertice dei vantaggi nell’utilizzo di sistemi ERP evoluti c’è il controllo di gestione, possibile grazie alla grande quantità di informazioni gestite permettono di creare modelli di analisi per poter confrontare e navigare il dato nel modo più congeniale per l’azienda.
10. Inoltre, ultimo ma non per importanza, adottare un sistema ERP significa scegliere un unico fornitore di sistema, così da interfacciarsi con un’unica azienda e spesso l’esperienza maturata da quello che oggi è da considerarsi più un partner di digitalizzazione e innovazione che un semplice fornitore di software, garantisce di sfruttarne anche il bagaglio consulenziale sviluppato negli altri progetti. (Scorpri come scegliere un sistema ERP)

Scelgiere un ERP: Scopri le nostre soluzioni

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Gestire i documenti in azienda è sempre stato fondamentale in quanto tutte le aree condividono informazioni, documenti e file per poter svolgere le proprie attività.

La velocità del mondo di oggi e i suoi continui cambiamenti obbligano le aziende a dotarsi di strumenti sempre più reattivi e a gestire un workflow documentale veloce e senza intoppi tanto più reattiva sarà la gestione tanto migliori saranno le performance dell’intero ecosistema azienda.

La gestione documentale non significa solo dematerializzazione dei documenti, ma è l’insieme delle regole per condividere archiviare (documenti, mail, fatture e molto altro) le informazioni e metterle a disposizione delle diverse aree in modo da distribuirle lungo tutta la catena del valore.

Introducendo un sistema di gestione dei documenti evoluto si contribuisce all’abbattimento dei costi e ad aumentare la sostenibilità ambientale dell’azienda. Infatti certamente le spese per la produzione del cartaceo si andranno a ridurre ma soprattutto si renderà efficiente e ottimizzato il processo approvativo e di gestione.

Il vero valore aggiunto offerto da un Document Management System messo in comunicazione con l’ERP e il CRM sta dunque nella capacità di automatizzare il workflow rendendolo efficiente e trasparente. Così da rendere immediato e semplice ricostruire i fatti, gli andamenti e lo storico delle diverse attività.

Mettere in comunicazione due applicativi significa nella quasi totalità dei casi connettere i due database con una struttura di comunicazione che per quanto poco va manutenuta gestita e organizzati.

Si incorre spesso nel rischio di gestire una ridondanza di informazioni che su grandi flussi di documenti può comportare enormi costi di gestione di risorse informatiche e una riduzione delle prestazioni.

Inoltre utilizzare strumenti di analisi che coinvolgono applicativi connessi è sempre complicato in quanto si rischia di lavorare in modo non efficiente correndo il rischio di perdere delle informazioni.

Software nativamente integrati hanno la stessa interfaccia e questo rende il loro utilizzo più semplice e immediato, inoltre la scelta di quali documenti gestire e a che classi legarli è in mano all’utente e non è necessario interfacciarsi con l’assistenza funzionale.

Ultimo ma non per importanza aggiornamenti e allineamenti funzionali per DMS che non nascono con un’integrazione nativa con il sistema ERP o CRM in uso sono di solito costosi e con tempistiche non sempre veloci.

Per scoprire i nostri sistemi ERP evolut, la nostra Suite HR e il loro DMS nativamente integrato resta sitonizzato sul nostro blog e sui nostri canali social!

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