Da diversi anni si parla di ERP come naturale evoluzione tecnologica e di processo del semplice gestionale per la contabilità, cercheremo di chiarire quali sono le differenze tra i due modelli di applicativi e quali sono gli step fondamentali su come scegliere un ERP.

ERP & Gestionale – Le differenze tra le due tipologia di applicativi

Iniziamo con due definizioni:

• Software Gestionale: Sistema applicativo che consente di gestire alcune funzioni o attività relative ai diversi dipartimenti aziendali. Questi applicativi sono focalizzati sulla raccolta e l’analisi dei dati di una specifica area. 
• ERP (Enterprise resource planning): Sigla di Enterprise resource planning, sistema utilizzato per individuare una categoria di applicazioni informatiche che abilitano l’amministrazione di una realtà organizzativa fornendo funzionalità valide per ogni tipologia di organizzazione; e consentono di automatizzare la contabilità e i bilanci, il ciclo attivo e il ciclo passivo, le attività finanziarie, la gestione del personale, la produzione e la commercializzazione di beni e servizi. (da ERP, in Treccani.it – Vocabolario Treccani Online, Istituto dell’Enciclopedia Italiana. Link consultato il 10 febbraio 2021)

Principali differenze:

• Caratterizzati da una struttura modulare e da utenti flottanti e configurabili secondo l’organigramma aziendale attivabili con costi più contenuti rispetto alle soluzioni client-server
• Gestione e ottimizzazione dei processi, che permettono di riprodurre il workflow organizzativo e approvativo dell’azienda all’interno del processo di gestione
• Massimizzazione dell’efficienza con strumenti di Business Process Management per gestione automatizzata delle procedure.
• Integrazione real-time con BI e accessibilità senza VPN o strutture dedicate
• Integrabilità con tutte le aree sia Contabili/Amministrative che di Produzione o di organizzazione delle Risorse Umane.

Come scegliere un ERP

L’introduzione di un sistema ERP è di solito e giustamente un’operazione delicata, sia per l’impatto di questa attività sull’operatività dei diversi uffici, in quanto coinvolge contemporaneamente tutti i reparti aziendali e rappresenta un investimento a medio-lungo termine.

Diventa quindi fondamentale compiere la scelta più adeguata e può essere possibile solo attraverso un’analisi strategica approfondita, che passa attraverso 4 punti fondamentali:

• Copertura Funzionale
• Tecnologia
• TCO (Total Cost Ownership)
• Capacità Evolutiva

Copertura Funzionale

Fondamentale da valutare è la copertura funzionale dell’applicativo per capirlo è innanzitutto fondamentale eseguire una mappatura interna dei processi e la loro possibile evoluzione futura.

Una volta individuati i processi da ottimizzare e la loro struttura si possono confrontare con le funzionalità standard dell’applicativo così da comprendere quali sono i moduli per una prima fase del go live del progetto e quali invece potranno essere implementati in un secondo momento.

Tecnologia

Oggi gli ERP hanno raggiunto la loro seconda generazione e consentono all’impresa di interagire con tutta la filiera produttiva e commerciale: clienti, agenti, tecnici, fornitori, filiali, ecc. tutto fruibile da una piattaforma web o mobile così da restare sempre connessi ed operativi superando i limiti fisici dell’intranet.

Infine si sono aggiornate le modalità di delivery che sono: on-premise (quindi installandolo sui nostri server), housing o Saas.

Capacità Evolutiva

Data l’entità dei progetti e l’ottica di medio-lungo periodo diventa fondamentale anche capire la softwarehouse che obiettivi si da e in che modo è strutturata per capirlo è necessario valutare 4 elementi:

1. storia di evoluzione funzionale e tecnologica del prodotto,
2. storia della compagine sociale,
3. solidità aziendale,
4. percentuale di fatturato destinata negli anni alla ricerca e sviluppo.

TCO (Total Cost Ownership)

Poiché il ciclo di vita di un sistema ERP è generalmente superiore ai 10 anni l’impegno per la sua scelta e la sua introduzione in azienda è superiore a quello di un semplice gestionale.

Il TCO comprende quindi le stesse tipologie di costi, ossia licenze, canoni di manutenzione, fasi di configurazione, migrazione dati, test, avviamento, formazione, assistenza, ecc., ma con dimensioni e possibilità di spalmatura su un arco temporale più ampio.

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