Gestione delle Risorse Umane: la valutazione delle prestazioni del personale , 5 consigli per renderla efficace

Gennaio 5, 202210 Minuti

Il format #InFormaConAsia ci porta ad entrare nel mondo della gestione delle Risorse Umane e della sua organizzazione in questo articolo ci accompagnerà nell’analisi dell’intero ciclo della vita dell’HR in azienda. Oggi condivideremo 5 consigli utili per gestire una valutazione delle prestazioni del personale.

Se stai pensando a come iniziare ad impostare o a come implementare i tuoi la gestione delle Risorse Umane in azienda la risposta è semplice: per poter creare un piano strategico ed efficace è importante prima di tutto che tu conosca a fondo il tuo personale.

Gestione delle Risorse Umane: La ValutazioneInstaurare un processo di valutazione del personale basato su obiettivi e/o competenze ha impatti positivi sulla produttività, l’engagement dei dipendenti e la loro retention.

Valutare, ovvero attribuire un valore, è un atto inevitabile per stabilire cosa migliorare in che modo. Ma come valutiamo senza spersonalizzare? Come creiamo una “cultura del giudizio” positiva e volta alla crescita personale e richiesta dagli stessi lavoratori?

Sappiamo che creare un sistema di valutazione efficace è una vera sfida: sistemi di performance management troppo invasivi, rigidi e complicati vengono osteggiati in quanto richiedono un impegno eccessivo a persone già molto occupate e il rischio finale si traduce in un alto tasso di abbandono dell’attività.

Il processo ideale è legato ad una metodologia snella e smart, non troppo formale ma definita e chiusa, cioè attinente alla durata del momento valutativo. E, cosa più importante, deve essere una valutazione omogenea, capace di valorizzare i tratti differenziali e non di appiattirli. Lo scopo è tratteggiare caratteristiche uniche dei soggetti che permette di sviluppare aree e competenze per ottenere migliori risultati nel lungo periodo.

Ecco 5 consigli per gestire una valutazione delle prestazioni del personale, migliorare il processo di performance management aziendale e raggiungere un alto tasso di astensione interna.

1. Condividi gli obiettivi

La prima accortezza da avere nel gestire una valutazione delle prestazioni del personale è quella di rendere partecipi anche i lavoratori, a partire dalla definizione degli obiettivi.

La reazione a obiettivi imposti dall’alto, infatti, il più delle volte non è produttiva. Vengono visti come un’imposizione ed è facile che si generi disaccordo sulla loro entità e rilevanza. Tutto questo provoca un calo dell’engagement e della motivazione che mette a rischio la produttività.

Obiettivi troppo rigidi e ripetitivi, inoltre, non favoriscono il comportamento innovativo. Il dipendente tenderà a utilizzare le stesse tecniche che hanno garantito un risultato in passato, senza sperimentare nuove soluzioni potenzialmente più efficienti.

È molto più produttivo organizzare un incontro per definire insieme gli obiettivi più rilevanti per il business e lo sviluppo del dipendente. Quello che potrà sembrare l’ennesimo incontro tra manager e collaboratore, porterà sicuramente spunti preziosi e innovativi e la comunione d’intenti non potrà che accrescere l’impegno.

2. Definisci periodo e step della Review

Gestione delle Risorse Umane: Periodo della ReviewLa valutazione può riferirsi ad un’analisi della posizione (presente), della prestazione (passato) e del potenziale (futuro). La nostra raccomandazione è quella di identificare un periodo dell’anno fisso e definito al quale il collaboratore saprà ricondurre l’apertura del processo di Performance Review. In questo modo potrà dedicarsi ad un’auto-analisi per raggiungere la consapevolezza necessaria per affrontare la propria valutazione.

Potrebbe inoltre essere necessario prevedere una (la classica mid-year review) o più sessioni d’aggiornamento degli obiettivi nel corso dell’anno. Questi appuntamenti non tornano utili soltanto in caso di grossi cambiamenti funzionali; ma anche per apportare piccoli aggiustamenti legati a cambi di strategia, riduzione del budget, modifiche nell’organico, ecc.

Servono, inoltre, a coltivare la relazione capo-collaboratore, con un confronto aperto sull’andamento del lavoro e sui risultati conseguiti fino a quel momento.

Condividiamo con i collaboratori le fasi del processo di analisi professionale è previsto un colloquio valutativo o un format di autovalutazione? Quali saranno gli attori coinvolti che interverranno? Quale l’output generato al termine del procedimento?

Altrettanto importante per la corretta gestione delle Risorse Umane è l’ascolto. In qualsiasi fase ci troviamo, infatti: sapere che i dipendenti hanno tempo e modo per esprimere il loro parere sull’andamento del processo e che le loro opinioni vengono ascoltate, rende molto più efficace la strategia per gestire una valutazione delle prestazioni del personale.

3. Pensa alle conseguenze

La buona riuscita dell’intero ciclo dipende anche dall’atteggiamento del responsabile della valutazione e dalla definizione di azioni di sviluppo per accrescere le competenze del personale.

Sia che si valuti per obiettivi che per competenze o comportamenti osservabili, infatti, un processo di valutazione è in grado di far emergere aree di miglioramento, che si possono coltivare con corsi di formazione, coaching, cambi di mansione, piani di carriera, ecc.

Importante è sapere affrontare eventuali problematiche legate al dipendente o alla sua prestazione con l’empatia necessaria: evita di adottare comportamenti accusatori capaci di trasformarsi in valutazioni punitive o prettamente critiche.

4. Analizza i risultati

Gestione delle Risorse Umane: Analizza i risultatiCreare un percorso di valutazione per ogni dipendente è importante, ma non bisogna mai smarrire il quadro d’insieme.

L’insieme dei percorsi di valutazione crea infatti un ritratto complessivo dell’azienda, dei suoi punti di forza e dei suoi punti di debolezza, del potenziale inespresso e delle lacune evidenti.

I risultati di tutti i processi di valutazione devono quindi essere organizzati e analizzati in un sistema complessivo, i cui risultati devono essere messi a confronto con quelli dell’anno precedente e utilizzati per affinare i processi futuri.

Un buon sistema di valutazione dovrebbe permettere di individuare il tasso di raggiungimento degli obiettivi in azienda e quello di ciascuna unità aziendale. Inoltre, comprendere se il gap di competenze del personale è stato ridotto e misurarando anche il grado di soddisfazione interna.

I responsabili delle risorse umane sono inoltre responsabili anche della creazione di una strategia per la retribuzione e i benefit aziendali, impostando quindi delle politiche di compensation o aprendo campagne di salary review.

5. Digitalizza il processo

Molti dei consigli precedenti possono risultare complessi senza l’ausilio di alcuni tool specifici e possono essere messi in pratica più facilmente con il supporto del digitale. Adottare un software  che agevola la gestione delle Risorse Umane, in particolare i processi di valutazione del personale può aiutare a condurre un controllo della performance lavorativa in maniera trasparente, sulla base di dati reali. Aiuta i team ad allineare obiettivi ai KPI previsti e facilita l’utilizzo di questionari e di reportistica di analisi.

L’accesso in self-service permette a valutatori e valutati di intervenire da ovunque e con qualunque dispositivo. Infatti, le notifiche automatiche mantengono alto il coinvolgimento, i workflow possono essere configurati per permettere tutte le review che si desiderano e il motore di reportistica consente di aggregare dati ed estrapolare statistiche utili.

Non solo: l’integrazione del sistema di valutazione con gli altri software di gestione HR crea sinergie tra tanti processi complementari: gestione del feedback, formazione, welfare aziendale, Recruiting e selezione di personale.

Non dimentichiamo però un aspetto fondamentale: i momenti di confronto – che siano di persona o per videoconferenza – restano fondamentali, sia nella fase di valutazione degli obiettivi che in quella di review e commento dei risultati.

Conclusioni

E se ti stai ancora chiedendo “Ma non sarebbe più bello un mondo dove nessuno viene valutato”? La risposta per noi è “in realtà no”: valutare correttamente non significa procurare disagio alla risorsa, ma dare lei la possibilità di distinguersi, ricevere ulteriore apprezzamento ed eventualmente spiegare cosa non ha funzionato in un determinato momento; dalla valutazione possono emergere fattori non direttamente dipendenti da lei, e può essere un fattore di crescita per tutto il team.

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